Interfata comerciantilor
Comerciantii care semneaza contract cu compania de curierat au automat acces intr-o interfata de gestiune a livrarilor. Prin intermediul acestei interfete, ei pot gestiona proprii clienti, livrarile precum si alte resurse.
Cuprins
Conectarea in interfata "Comercianti"
Comerciantii primesc automat email atunci cand comania de curierat le creeaza un cont in sistemul Livrari Online. Pentru a accesa interfata, comerciantii acceseaza linkul primit prin e-mail, vor introduce la nume de utilizator adresa sa de e-mail pe care a furnizat-o companiei de curierat precum si parola primita pe e-mail. Imediat va fi rugat sa introduca o noua parola, proprie.
Odata intrat in interfata Comerciant, comerciantul va putea gestiona proprii clienti, livrarile precum si alte resurse.
In intrarile viitoare, comerciantul va accesa direct adresa http://comercianti.livrarionline.ro sau indirect, http://livrarionline.ro si selecta Comercianti.
Gestionarea clientilor
Utilizatorul din partea comerciantului poate adauga, sterge si edita clientii. Acest lucru se poate face prin apasarea butonului Clienti. Initial fereastra de gestionare a clientilor nu contine nici un client. Ea arata asemenator imaginii alaturate:
Apasand butonul Adauga client poate fi adaugat un nou client. Clientii pot fi persoane fizice sau companii. Completati campurile si apasati Salveaza.
Completati si datele cu privire la adresa:
Dupa adaugare, reincarcati pagina.
Mai jos este un exemplu al ferestrei Management clienti in care sunt afisate detaliile clientilor:
Pentru fiecare client dand click pe Editeaza se pot edita datele de contact. De asemenea, dand click pe Adrese se pot introduce mai multe adrese, iar click pe Dezactiveaza dezactiveaza clientul, trecandu-l din lista clientilor activi in lista clientilor inactivi.
Livrarile
Livrarile se pot gestiona din meniul Livrari.
Pentru a introduce o noua livrare, apasati butonul + Livrare noua sau butonul +. Introduceti primele litere ale numelui destinatarului (clientului) si apoi selectati-l din lista derulanta.
Daca nu ati completat deja o adresa de ridicare a comenzilor din meniul Setari > Adrese de ridicare a comenzilor, o puteti face si din aceasta fereastra, apasand butonul + - click pentru a adauga o noua adresa.
Apasati Next. In fereastra cu privire la detaliile livrarii, completati campurile: tipul pachetului, continutul, greutatea, lungimea, latimea si inaltimea pachetului si apoi apasati simbolul salvare (incercuit cu rosu in poza alaturata):
Daca doriti sa faceti vreo modificare a pachetului puteti apasa simbolul modificare, iar daca doriti sa introduceti mai multe pachete similare, puteti apasa simbolul duplicare. Completati si celelalte detalii ale pachetului: observatii, referinta expeditor, valoarea declarata, ramburs, precum si bifa optiunile: retur nota semnata, retur documente bancare, retur alte documente, confirmare livrare, livrare sambata, asigur livrarea la valoarea declarata.
Optiunea Schimb colete este folosita pentru ca un comerciant sa primeasca dupa livrarea comenzii, alte colete de la destinatar care vor ajunge cu un anumit scop la comerciant. In acest caz, pretul livrarii este format din pretul livrarii + o taxa de schimb colete.
Apasati Next.
In fereastra Detalii servicii selectati serviciul din lista serviciilor disponibile oferite de compania de curierat. Daca nu apare nici un serviciu in lista de mai jos, contactati compania de curierat pentru a va pune la dispozitie un serviciu potrivit necesitatilor dvs. Selectati, de asemenea, notificarea automata prin e-mail si/sau sms, cine plateste, codul de livrare de la comerciant, precum si acceptarea termenilor si conditiilor. Codul de livrare va fi furnizat destinatarului prin sms. Clientul va da acest cod curerului la primirea comenzii:
Apasati Next pentru a merge in ultima fereastra, cea a Confirmarii serviciului (livrarii).
Verificati datele si apasati butonul Salveaza livrarea (generare AWB).
Lista livrarilor apare in fereastra livrarilor
In acest moment, lista livrarilor este disponibila si dispecerului care va face alocarile catre curieri.
Pentru a vedea detaliile livrarii sau pentru a face o cerere de anulare catre CallCenter, apasati pe livrarea dorita.
Borderoul ridicarilor
Prin apasarea meniului Borderou ridicari, comerciantul poate printa borderoul ridicarilor efectuate si da borderoul curierului. In acest caz, trebuie introdus ecusonul curierului.
Borderoul de ridicari poate fi printat, trimis pe email sau downloadat in format Excel.
Istoric borderou ridicari
Prin apasarea meniului Istoric borderou ridicari, comerciantul poate vizualiza istoricul borderourilor de ridicari efectuate dintr-un anumit interval de timp si poate selecta un borderou pentru vizualizare apasand pe linkul 3 livrari din coloana Actiuni.
Dupa selectare borderou dorit, detaliile borderoului apar intr-o pagina noua :
Borderoul selectat poate fi printat, trimis pe email sau downloadat in format Excel.
Datele comerciantului
Setarea datelor comerciantului, precum adresele de ridicare a comenzilor, informatii bancare, datele de contact ale departamentului "Suport client", datele de contact ale departamentului tehnic si implementarea modulului de shipping pe platforma on-line, se face din meniul Setari.
Adresele de ridicare a comenzilor
Comerciantul poate avea una sau mai multe adrese de ridicare a comenzilor. Inainte de a introduce livrarile, comerciantul trebuie sa introduca datele adresei/adreselor de ridicare a coletelor. Acest lucru poate fi facut, totusi, si la momentul adaugarii unei livrari.
Pentru a adauga o noua adresa de ridicare a comenzilor, apasati butonul Setari si apoi selectati Adrese de ridicare a comenzilor:
Pentru a adauga o noua adresa, se apasa butonul Adauga adresa:
Se completeaza datele adresei de ridicare a comenzilor. Numarul imobilului, blocul si apartamentul, daca este cazul, se scriu pe aceeasi linie in care este scrisa denumirea strazii:
Campul Instructiuni se refera la instructiuni cum se poate ajunge la respectiva adresa. Dupa adaugare, reincarcati pagina.
Informatii despre contul bancar
Din meniul Setari > Info banca puteti introduce datele cu privire la contul / conturile dvs in calitate de comerciant.
Dupa adaugarea unui nou cont, reincarcati pagina.
Datele de contact ale departamentului "Suport clienti"
In aceasta sectiune se completeaza datele de contact ale departamentului de "Suport clienti". Pentru completarea acestor date, se selecteaza meniul Setari > Info suport clienti si se apasa butonul Adauga suport clienti. A se lua in calcul faptul ca departamentul "Suport clienti" este altul decat departamentul "Tehnic".
Dupa adaugarea datelor, reincarcati pagina.
Datele de contact ale departamentului "Tehnic"
In aceasta sectiune se completeaza datele de contact ale departamentului de "Tehnic". Pentru completarea acestor date, se selecteaza meniul Setari > Info tehnic si se apasa butonul Adauga info tehnic comerciant.
Dupa adaugarea datelor, reincarcati pagina.
Info API, adica implementarea modulului de shipping pe platforma on-line
Implementarea modulului de shipping pe platfoma on-line se face accesand meniul Setari > Info API. Datele continute aici sunt utile pentru configurarea interfetei APi atunci cand se doreste generarea AWB-ului.
Administrarea conturilor de user ale comerciantului
Administrarea conturilor comerciantului se poate face prin apasarea butonului Utilizatori. Aici sunt afisati utilizatorii din partea comerciantului care au acces la gestionarea intregii interfete a comerciantului:
Comerciantul poate adauga noi utilizatori apasand butonul Adauga utilizatori. Dupa adaugarea unui nou utilizator, reincarcati pagina.
Importul unei liste de livrari / clienti
Puteti importa o lista de livrari sau de clienti dintr-un fisier extern de tip Excel cu extensia XLS , XLSX sau CSV. Un cap de tabel si un model de fisier cu date exista in pagina de import livrari si pagina de import clienti, in partea dreapta sus.
Important: Coloanele din fisierul excel trebuie formatate de tip Text, selectand toate celulele cu tastele CTRL+A si apasand click dreapta in celula din Excel, se alege optiunea Format Cells ... si se alege categoria Text din primul tab Number. Acest lucru este important pentru a facilita ca aceste coloane sa fie citite cu usurinta de aplicatia care importa fisierul excel.
Importul unei liste de livrari
Modelul de cap de tabel
Este prezentat dedesubt in 4 imagini care fac parte din acelasi fisier excel numit model cap de tabel import livrari :
Exemplu de fisier excel import livrari
Este prezentat dedesubt in 4 imagini care fac parte din acelasi fisier excel numit model de fisier import livrari, care contine 1 livrare pentru import :
Reguli de completare coloane din fisier:
- coloanele marcate cu Rosu sunt obligatorii si trebuie completate.Aceste coloane sunt: Data ridicare, Numar colete, Destinatar Prenume, Destinatar Nume, Destinatar Mobil, Destinatar Companie (e obligatorie daca nu sunt completate coloanele Destinatar Prenume si Destinatar Nume), Destinatar Judet, Destinatar Localitate.
- coloanele marcate cu Galben nu sunt obligatorii, cateva dintre ele se completeaza automat cu valori predefinite daca nu sunt completate, precum coloanele: Ora ridicare start, Ora ridicare end, Ora livrare L-V start, Ora livrare L-V end, Ora livrare Sambata start, Ora livrare Sambata end, Destinatar Tara.
- coloana Destinatar Observatii permite completarea unui text de maxim 140 caractere.
- coloana Incasare ramburs se completeaza cu valoarea Cash sau Banca, daca coloana Ramburs este completata cu un numar zecimal mai mare decat 0. (Cazul cand livrarea are ramburs)
Pentru a importa o lista de livrari, selectati adresa de ridicare a coletelor din lista de adrese de ridicare active ale comerciantului, selectati serviciul cu care se vor livra livrarile din lista de servicii asignate comerciantului de compania de curierat, selectati fisierul dorit in format XLS / XLSX sau CSV apasand iconita Rasfoire fisiere si apoi faceti importul apasand butonul Importa.
Dupa import, in tabel va apare o linie noua pentru importul facut :
In coloana Continut, apar informatiile despre starea importului efectuat si pe care se poate da click pentru a afla detalii :
- Livrari:2 (2 livrari s-au importat cu succes) colorat in verde
- Prelivrari:3 (3 linii s-au importat pana la starea de prelivrare, deoarece pe baza lor unor date precum judet, localitate, cod postal nu a fost gasit un serviciu potrivit de livrare si astfel nu s-a calculat pretul livrarii) colorat in portocaliu
- Erori:1 (in cazul in care 1 linie din fisierul importat contine date invalide ca format sau necompletate) colorat in rosu
Apasand pe linkul Livrari:2 colorat in verde, se pot vizualiza cele 2 livrari importate cu succes.
Apasand pe linkul Prelivrari:3 colorat in portocaliu, se pot vizualiza cele 3 livrari care au fost importate la stadiul de prelivrare.
In coloana Actiuni, apare disponibil pentru download fisierul importat si eventual fisierul de erori, care contine o coloana noua numita Eroare cu mesajele care specifica care camp nu este completat sau incorect completat. Acest fisier de eroare trebuie downloadat, corectat erorile din coloanele indicate, trebuie stearsa coloana numita Eroare si reincercat importul. O alta varianta de corectare este de a da click pe linkul Erori:1 colorat in rosu, pentru a deschide o pagina numita Erori import livrari si a edita fiecare eroare prin apasarea pe butonul Edit ca in figura urmatoare :
Apare o cutie de dialog, care permite modificarea campurilor din livrare, se corecteaza erorile mentionate in Eroare si se apasa butonul Salveaza. Se va insera livrarea in baza de date, ca la importul unei linii din fisierul excel. Daca eroarea inca persista dupa salvare, va fi afisat un mesaj de eroare in cutia de dialog, sub butonul Salveaza.
Importul unei liste de clienti
Modelul de cap de tabel
Este prezentat dedesubt in 2 imagini care fac parte din acelasi fisier excel numit model cap de tabel import clienti :
Exemplu de fisier excel import clienti
Este prezentat dedesubt in 2 imagini care fac parte din acelasi fisier excel numit model de fisier import clienti, care contine 1 client pentru import :
Reguli de completare coloane din fisier:
- coloanele marcate cu Rosu sunt obligatorii si trebuie completate.Aceste coloane sunt: Nume, Prenume, Mobil, Companie (e obligatorie daca nu sunt completate coloanele Nume si Prenume), Judet destinatar, Localitate destinatar si Adresa destinatar.
- coloanele marcate cu Galben nu sunt obligatorii, cateva dintre ele se completeaza automat cu valori predefinite daca nu sunt completate, precum coloanele: Newsletter, Notificare email, Notificare SMS, Tara.
- coloana Observatii permite completarea unui text de maxim 140 caractere.
Pentru a importa o lista de clienti, selectati fisierul dorit in format XLS / XLSX sau CSV apasand iconita Rasfoire fisiere si apoi faceti importul apasand butonul Importa.
Dupa import, in tabel va apare o linie noua pentru importul facut :
In coloana Continut, apar informatiile despre starea importului efectuat si pe care se poate da click pentru a afla detalii :
- Clienti:1 (1 client s-a importat cu succes) colorat in verde
- Erori:1 (in cazul in care 1 linie din fisierul importat contine date invalide ca format sau necompletate) colorat in rosu
Apasand pe linkul Clienti:1 colorat in verde, se pot vizualiza clientii importati cu succes.
In coloana Actiuni, apare disponibil pentru download fisierul importat si eventual fisierul de erori, care contine o coloana noua numita Eroare cu mesajele care specifica care camp nu este completat sau incorect completat. Acest fisier de eroare trebuie downloadat, corectat erorile din coloanele indicate, trebuie stearsa coloana numita Eroare si reincercat importul de clienti.
Istoric colet
Accesand meniul Istoric colet, se deschide o fereastra in care se completeaza awb-ului coletului si se actioneaza butonul de cautare. Apare istoricul coletului identificat prin awb-ul cautat, pe prima linie se afla ultima stare in care se afla coletul :
Facturi
Accesand meniul Facturi, se deschide o fereastra cu lista de facturi emise pentru comerciant pentru plata livrarilor efectuate de catre compania de curierat. Se poate selecta intervalul in care au fost livrarile, si pentru care s-a emis factura de plata servicii de livrare.
In coloana Actiuni, sunt disponibile 3 link-uri :
- Detalii: pentru a vizualiza livrarile facturate
- Factura: pentru a printa factura emisa pentru plata serviciului de curierat a livrarilor livrate dintr-un anumit interval de timp
- Factura cu desfasurator: pentru a printa factura si lista detaliata cu livrarile facturate care include in dreptul fiecarei livrari: pretul livrarii
Rambursuri
Accesand meniul Rambursuri, apar submeniurile Cash si Banca care reprezinta cele 2 moduri de incasare a banilor de catre comerciant pentru rambursuri.
Cand se selecteaza din submeniul Cash optiunea In curs de procesare, se deschide o lista cu borderourile cu rambursuri care sunt in curs de procesare prin cash la departamentul de contabilitate al companiei de curierat. Pentru unele borderouri, contabilitatea a creat deja o livrare cu plic de bani al carei awb apare in coloana 'Awb plic bani', pentru altele inca nu s-a generat o livrare cu plicul de bani.
Detaliile livrarii cu plic cu bani, pot fi vizualizate apasand pe linkul cu awb-ul din coloana 'Awb plic bani':
In coloana Actiuni, exista optiuni pentru vizualizare borderou cu rambursuri:
- Borderou
- Borderou cu dispozitie de incasare
- Borderou cu dispozitie de plata
Cele 3 tipuri de borderouri pot fi vizualizate in imaginile urmatoare :
Cand livrarea cu plic cu bani se livreaza la comerciant, borderoul cu rambursuri trece in starea procesat. Lista cu borderourile procesate prin metoda de incasare cash poate fi vizualizata accesand optiunea Procesate din submeniul Cash:
Cand se selecteaza din submeniul Banca optiunea In curs de procesare, se deschide o lista cu borderourile cu rambursuri care sunt in curs de procesare prin banca la departamentul de contabilitate al companiei de curierat. Aceste borderouri pot fi platite de compania de curierat prin ordine de plata, din contul lor bancar in unul din conturile bancare ale comerciantului.
Lista de plati cu ordine de plata efectuate se poate vizualiza accesand linkul Plati borderou :